Dasar AML

Dua fungsi, Pematuhan dan Pematuhan Anti-Pengubahan Wang Haram & Pembiayaan Keganasan, dilaksanakan oleh Pegawai Pematuhan AML (MLRO). Pegawai Pematuhan AML menjalankan fungsi mereka secara bebas daripada aktiviti dan perkhidmatan yang dipantau. Pegawai Pematuhan AML melaporkan secara langsung kepada Lembaga Pengarah.

Fungsi Pematuhan bertanggungjawab terhadap perkara berikut:

• Melaksanakan Semakan Dalaman secara berkala bagi memastikan keperluan organisasi Syarikat adalah sesuai, berkesan, menyeluruh dan sepadan dengan perkhidmatan serta aktiviti yang dijalankan oleh Syarikat.
• Mengambil langkah pembetulan yang perlu apabila kekurangan dalam keperluan organisasi Syarikat dikenal pasti.
• Memberi nasihat dan membantu pekerja yang melaksanakan perkhidmatan dan aktiviti supaya mematuhi kewajipan Syarikat yang timbul daripada perundangan dan Arahan.
• Memastikan Peraturan Dalaman Syarikat tersedia dalam bentuk elektronik untuk digunakan oleh semua pekerja, serta menggalakkan pekerja membaca semula Peraturan tersebut sekurang-kurangnya dua kali setahun.
• Memastikan peruntukan Peraturan Dalaman dipatuhi sepenuhnya oleh Syarikat. Selepas sebarang perubahan ketara pada undang-undang atau perubahan dalaman organisasi, Manual Peraturan yang dikemas kini akan diedarkan kepada pekerja dalam tempoh yang munasabah supaya mereka dapat membacanya dan mengetahui sebarang perubahan. Pekerja baharu diwajibkan membaca Peraturan ini apabila menyertai pasukan. Rekod disimpan bagi semua pekerja, termasuk pekerja cawangan, yang telah membaca dan memahami Peraturan Dalaman.
• Memberikan nasihat dan maklumat kepada pekerja berkenaan tanggungjawab dan kewajipan mereka.
• Menyediakan Laporan Pematuhan bertulis setiap tahun yang merujuk kepada status langkah-langkah pematuhan Syarikat serta sebarang langkah pemulihan yang diambil untuk menangani kekurangan. Laporan ini mesti dikemukakan kepada Pegawai Pematuhan AML dan Lembaga Pengarah.

Pegawai Pematuhan AML diberikan kuasa berikut:

• Pegawai Pematuhan AML mempunyai kuasa penuh untuk membuat keputusan muktamad tentang kelayakan bakal pemegang akaun untuk membuka akaun, serta menentukan kesahihan mana-mana transaksi dan menahan pelaksanaan mana-mana transaksi jika pegawai tersebut menganggap tindakan itu perlu.
• Pegawai Pematuhan AML mempunyai kuasa penuh untuk melaporkan sebarang tingkah laku yang mencurigakan atau tidak wajar kepada pihak berkuasa, sama ada dengan atau tanpa kelulusan pengurusan kanan.

Tugas Pegawai Pematuhan AML:

• Memantau Aktiviti Syarikat

Pegawai Pematuhan AML hendaklah memantau secara berterusan aktiviti Firma dan pelanggannya untuk mengesan petunjuk pengubahan wang haram dengan menyemak rekod dagangan, penyata akaun, laporan pengecualian atau laporan dan dokumentasi lain bagi mengesan aktiviti yang mencurigakan.

Pegawai Pematuhan AML bertanggungjawab untuk bekerjasama dalam semua siasatan pengubahan wang haram oleh pihak pengawal selia serta menyediakan semua dokumentasi dan maklumat yang diminta kepada organisasi persekutuan, negeri dan organisasi kawal selia kendiri.

Menerima laporan aktiviti mencurigakan

Pegawai Pematuhan AML hendaklah menerima semua laporan kakitangan tentang aktiviti mencurigakan atau pelanggaran Program AML yang disyaki. Pegawai Pematuhan AML hendaklah menerima semua laporan tersebut secara sulit daripada penyelia jabatan atau terus daripada mana-mana pekerja.

• Siasat

Pegawai Pematuhan AML hendaklah menjalankan siasatan menyeluruh bagi setiap kejadian tingkah laku mencurigakan yang dilaporkan. Proses siasatan, serta sebarang data yang dikumpulkan hasil daripadanya, bersama-sama keputusan akhir Pegawai Pematuhan AML berhubung siasatan tersebut hendaklah didokumenkan.

Syarikat hendaklah mengambil semua langkah yang munasabah untuk memastikan akaun tidak digunakan bagi tujuan menyimpan aset yang diperoleh hasil daripada sebarang aktiviti jenayah, memudahkan pelaksanaan sebarang aktiviti jenayah atau bagi apa-apa tujuan yang bertentangan dengan Akta Pencegahan Pengubahan Wang Haram dan Peraturan-Peraturan. Bagi meminimumkan risiko pengubahan wang haram, Syarikat tidak akan menerima sebarang deposit tunai.

2.2.1 Pelaksanaan Pendekatan Berasaskan Risiko

Syarikat akan melaksanakan langkah dan prosedur yang sewajarnya berdasarkan pendekatan berasaskan risiko, dengan menumpukan usaha pada bidang yang menunjukkan risiko Pengubahan Wang Haram & Pembiayaan Keganasan lebih tinggi. Pendekatan berasaskan risiko hendaklah:

(a) Menyedari bahawa ancaman pengubahan wang haram atau pembiayaan keganasan berbeza mengikut pelanggan, negara, perkhidmatan dan instrumen kewangan;

(b) Membolehkan lembaga pengarah membezakan antara pelanggan Syarikat dengan cara yang sepadan dengan risiko perniagaan masing-masing;

(c) Membolehkan lembaga pengarah menggunakan pendekatannya sendiri dalam merangka dasar, prosedur dan kawalan berdasarkan keadaan dan ciri-ciri tertentu;

(d) Membantu menghasilkan sistem yang lebih menjimatkan kos; dan

(e) Menggalakkan Syarikat mengutamakan usaha dan tindakannya sebagai tindak balas terhadap kemungkinan berlakunya pengubahan wang haram atau pembiayaan keganasan melalui penggunaan perkhidmatan yang disediakan.

2.2.2 Kewajipan dalam mewujudkan hubungan perniagaan

Syarikat tidak boleh menjalankan transaksi sekali sahaja atau menjalin hubungan perniagaan dalam urusan perniagaan kewangan yang berkaitan melainkan:

(i) ia mempunyai prosedur pencegahan pengubahan wang haram, iaitu:

• prosedur pengenalpastian
• prosedur penyimpanan rekod; dan pemantauan;
• mengenal pasti transaksi mencurigakan;
• prosedur pelaporan dalaman serta prosedur kawalan dalaman dan komunikasi lain yang sesuai untuk membendung dan mencegah pengubahan wang haram.

(ii) ia memastikan pekerjanya mengetahui kewajipan berkanun dan prosedur Syarikat; dan

(iii) ia mengekalkan prosedur latihan.

Bagi tujuan ini, transaksi sekali sahaja ialah transaksi selain transaksi yang dilakukan dalam rangka hubungan perniagaan yang telah terjalin.

Syarikat tidak akan menjalankan urus niaga dengan individu yang menggunakan nama atau alamat yang jelas palsu dan tidak akan menyelenggara akaun tanpa nama.

Permintaan media – sebarang permintaan daripada media atau sumber lain untuk mendapatkan kenyataan atau maklumat mesti dirujuk kepada MLRO untuk dikendalikan.

2.2.3 Prosedur pengenalpastian

Syarikat mesti memastikan, secepat yang munasabah selepas hubungan pertama dibuat dan, dalam apa jua keadaan, sebelum memindahkan atau membayar wang kepada pihak ketiga, bahawa bukti yang memuaskan dikemukakan atau langkah lain diambil untuk mendapatkan bukti yang memuaskan tentang identiti mana-mana pelanggan atau pihak niaga ("pemohon"). Jika pelanggan kelihatan bertindak bagi pihak orang lain, kewajipan pengenalpastian turut merangkumi keperluan mendapatkan bukti yang mencukupi tentang identiti pihak ketiga tersebut. Jika bukti yang memuaskan tidak diberikan, firma tidak akan meneruskan sebarang urusan lanjut dan akan menamatkan apa-apa persefahaman yang telah dicapai dengan pelanggan. Jika terdapat pengetahuan atau syak wasangka tentang pengubahan wang haram, perkara itu akan dilaporkan kepada MLRO tanpa berlengah, seperti yang diperuntukkan dalam prosedur ini.

Kaedah pengenalpastian

Syarikat akan memastikan bahawa pihak yang berurusan dengannya ialah individu sebenar atau entiti undang-undang, serta mendapatkan bukti yang mencukupi untuk mengesahkan bahawa pemohon ialah individu atau organisasi tersebut. Sekiranya pihak ketiga digunakan untuk mengenal pasti atau mengesahkan identiti mana-mana pemohon, Syarikat tetap memikul tanggungjawab undang-undang sepenuhnya untuk memastikan bahawa prosedur yang dijalankan dan bukti yang diperoleh adalah memuaskan.

Oleh sebab tiada satu bentuk pengenalan pun yang dapat dijamin sepenuhnya sebagai tulen atau mencerminkan identiti yang betul, proses pengenalpastian perlu dilakukan secara kumulatif. Oleh itu, tiada satu dokumen atau sumber data tunggal (kecuali pangkalan data yang dibina daripada beberapa sumber data lain yang boleh dipercayai) boleh digunakan untuk mengesahkan kedua-dua nama dan alamat tetap.

Syarikat akan mengambil semua langkah yang diperlukan, menurut Akta dan Peraturan Pencegahan Pengubahan Wang Haram yang berkenaan, untuk mengesahkan identiti pelanggan dan pemilik benefisialnya. Tanpa sebarang pengecualian, setiap bakal pelanggan baharu hendaklah diperkenalkan oleh pelanggan sedia ada dan/atau mempunyai hubungan sedia ada dengan Syarikat.

Berikut ialah contoh bukti dokumentari yang sesuai. Pastikan dokumen yang dikemukakan ialah dokumen asal atau salinan yang diperakui sebagai salinan benar oleh peguam, Notari Awam atau perantara kewangan yang diberi kuasa. Semua dokumen mestilah daripada sumber yang boleh dipercayai, dan sukar untuk dipinda atau diperoleh secara tidak sah. Salinan fotostat semua dokumen pengenalan diri mesti dibuat di premis Syarikat dan/atau di hadapan Pengarah Eksekutif dan/atau MLRO dan/atau orang yang dilantik oleh Syarikat.

Usaha wajar

Maklumat bagi kategori berikut perlu dikumpulkan dan direkodkan:

• sumber dana;
• sumber kekayaan (penerangan tentang aktiviti ekonomi yang menjana nilai bersih)Anggaran nilai bersih;
• rujukan atau dokumen lain untuk mengesahkan maklumat reputasi, jika tersedia;
• tujuan akaun dan sifat hubungan perniagaan.

Pelanggan individu

Identiti hendaklah disahkan dengan memuaskan hati Syarikat berdasarkan dokumen pengenalan diri rasmi atau bukti lain yang sesuai mengikut keadaan, termasuk tetapi tidak terhad kepada: nama penuh; tarikh dan tempat lahir; kewarganegaraan; status perkahwinan; nama isteri/suami, jika sudah berkahwin; nama ibu bapa; alamat lengkap, termasuk nombor telefon dan kod bandar; nombor telefon dan alamat e-mel; tandatangan; pekerjaan; maklumat tentang pendapatan dan keadaan kewangannya. Dokumen pengenalan diri mestilah masih sah pada masa akaun dibuka.

• Bukti identiti pemohon hendaklah diperoleh dan disalin dalam bentuk:
• Dokumen bergambar: pasport atau kad pengenalan;
• nombor pendaftaran cukai pendapatan;
• Pengesahan alamat.

Syarikat juga mesti mendapatkan bukti berasingan tentang alamat kediaman tetap pemohon. Bukti ini hendaklah diperoleh daripada sumber terbaik yang tersedia. Satu atau lebih langkah berikut disyorkan untuk mengesahkan alamat:

Dokumen pengenalan diri yang tidak memaparkan gambar atau tandatangan dan mudah diperoleh (cth. sijil kelahiran dan lesen memandu) tidak boleh diterima sebagai satu-satunya kaedah pengenalan diri.

Pelanggan korporat

Jika syarikat pemohon disenaraikan di bursa saham yang diiktiraf atau diluluskan, atau jika terdapat bukti bebas yang menunjukkan bahawa syarikat pemohon ialah anak syarikat milik penuh atau anak syarikat yang dikawal oleh syarikat sedemikian, lazimnya tiada langkah pengesahan identiti tambahan selain pemeriksaan komersial dan usaha wajar yang biasa diperlukan.

Jika pemohon ialah syarikat tidak tersenarai dan tiada seorang pun daripada pengarah atau pemegang saham utamanya yang mempunyai akaun dengan kami, dokumen berikut akan diperoleh daripada sumber rasmi atau bebas yang diiktiraf:

• salinan sijil pemerbadanan/sijil perdagangan atau yang setara; bukti alamat berdaftar syarikat; senarai pemegang saham dan pengarah; sijil kedudukan baik;
• mandat syarikat yang diberi kuasa sewajarnya untuk menjalin hubungan perniagaan;
• petikan daripada Daftar Komersial atau dokumen setara yang membuktikan pendaftaran tindakan korporat dan pindaan;
• nama dan alamat sekurang-kurangnya dua penandatangan yang diberi kuasa dan pengarah entiti korporat;
• nama dan alamat pemilik benefisial entiti korporat;
• Memorandum dan Artikel Persatuan atau dokumen setara yang telah direkodkan dengan sewajarnya oleh pihak pendaftar yang berkenaan;

Keterangan dan jenis perniagaan termasuk:

• tarikh mula operasi perniagaan;
• produk atau perkhidmatan yang disediakan;
• lokasi perniagaan utama;
• penyata kewangan terkini entiti korporat (jika ada).

Syarikat hendaklah, setakat yang praktik, mendapatkan daftar ahli atau senarai nama dan alamat pemegang saham yang mempunyai kepentingan kawalan dalam syarikat. Jika perlu, Syarikat hendaklah mendapatkan butiran yang diperlukan bagi pelanggan individu berhubung dengan pemilik benefisial pemegang saham korporat yang didapati memegang sepuluh peratus (10%) atau lebih daripada saham terbitan sesebuah syarikat.

Amanah

Sekiranya pelanggan ialah pemegang amanah, Syarikat akan memastikan bahawa Syarikat memahami struktur Amanah berdasarkan maklumat dan dokumentasi yang diberikan oleh pelanggan, dengan secukupnya untuk menentukan pihak yang menyediakan dana (contohnya, pemberi amanah), pihak yang mengawal dana (contohnya, pemegang amanah) serta mana-mana individu atau entiti yang mempunyai kuasa untuk memecat pemegang amanah. Pemegang amanah hendaklah mengesahkan identiti pemberi amanah atau mana-mana individu yang menambah aset kepada amanah mengikut prosedur pengesahan identiti pelanggan. Pemegang amanah juga hendaklah mengetahui tujuan dan sifat amanah tersebut serta identiti dana yang diserahkan kepadanya. Syarikat akan membuat pertimbangan yang munasabah tentang keperluan untuk menjalankan usaha wajar selanjutnya.

Pemunya benefisial

Semakan usaha wajar hendaklah dijalankan terhadap semua pemilik utama yang dikenal pasti berdasarkan prinsip berikut:

Orang perseorangan: jika pemohon ialah individu, Syarikat mesti menentukan dengan jelas, berdasarkan maklumat dan dokumentasi yang diberikan oleh pelanggan, sama ada pelanggan bertindak bagi pihak dirinya sendiri.

Entiti undang-undang: apabila pelanggan ialah sebuah syarikat, seperti syarikat pelaburan persendirian, Syarikat mesti memahami struktur syarikat tersebut dengan secukupnya, berdasarkan maklumat dan dokumentasi yang diberikan oleh pelanggan, untuk menentukan pihak yang menyediakan dana, pemilik utama saham dan pihak yang mengawal dana, contohnya pengarah serta pihak yang mempunyai kuasa untuk memberikan arahan kepada pengarah syarikat. Bagi pemegang saham yang lain, Syarikat akan membuat pertimbangan yang munasabah tentang keperluan untuk menjalankan usaha wajar lanjut. Prinsip ini terpakai tanpa mengira sama ada modal saham berbentuk berdaftar atau saham atas pembawa.

2.2.4 Negara berisiko tinggi

Syarikat akan menjalankan penelitian yang lebih rapi terhadap pelanggan dan pemilik benefisial yang bermastautin di negara yang dikenal pasti oleh sumber yang boleh dipercayai sebagai mempunyai piawaian pencegahan pengubahan wang haram yang tidak memadai atau berisiko tinggi dari segi jenayah dan rasuah, serta terhadap dana yang berasal dari negara tersebut. Syarikat akan mengenakan piawaian yang lebih ketat terhadap transaksi yang dijalankan oleh pelanggan atau pemilik benefisial yang bermastautin di negara sedemikian.

Bidang kuasa luar pesisir

Risiko yang berkaitan dengan entiti yang ditubuhkan di bidang kuasa luar pesisir diliputi oleh prosedur usaha wajar yang ditetapkan dalam garis panduan ini. Walau bagaimanapun, Syarikat akan mengenakan piawaian yang lebih ketat terhadap transaksi yang dijalankan oleh pelanggan atau pemilik benefisial yang beroperasi dari bidang kuasa sedemikian.

Aktiviti berisiko tinggi

Klien dan pemilik benefisial yang sumber kekayaannya diperoleh daripada aktiviti yang diketahui terdedah kepada pengubahan wang haram akan tertakluk pada penelitian yang lebih ketat.

Pegawai awam

Individu yang memegang atau pernah memegang jawatan amanah awam seperti pegawai kerajaan, eksekutif kanan syarikat milik kerajaan, ahli politik, pegawai parti politik dan sebagainya, serta ahli keluarga dan rakan sekutu rapat mereka, akan tertakluk pada penelitian yang lebih rapi.

2.2.5 Tanggungjawab pengesahan

MLRO bertanggungjawab mengesahkan identiti setiap pemohon baharu apabila menerima pelanggan baharu. Prosedur pengesahan mesti diselesaikan dan bukti identiti pemohon baharu yang memuaskan mesti diperoleh sebelum perjanjian pelanggan dihantar kepada pemohon, kecuali dalam keadaan luar biasa (sebagaimana ditentukan secara bertulis oleh Pegawai Pematuhan).

2.2.6 Prosedur pengesahan

Proses pengesahan hendaklah didokumenkan dengan merekodkan maklumat yang berkaitan dalam Soal Selidik Pengenalpastian Klien Syarikat.

Jika terdapat keraguan tentang maklumat yang perlu diperoleh untuk mengesahkan identiti pemohon, kakitangan hendaklah segera mendapatkan panduan daripada MLRO sebelum memulakan sebarang urusan.

2.2.7 Kelulusan Pegawai Pematuhan AML

Setelah selesai, Soal Selidik Pengenalpastian Pelanggan hendaklah dilengkapkan dan ditandatangani oleh pekerja atau individu yang dilantik oleh Syarikat, kemudian diserahkan kepada Pegawai Pematuhan untuk disimpan dalam rekod. Bagi setiap pemohon, Pegawai Pematuhan juga mesti menurunkan tandatangan balas pada borang tersebut dan bertanggungjawab menentukan maklumat lanjut yang diperlukan, termasuk dokumen, sebelum urusan perniagaan dijalankan bagi pihak pemohon.

2.2.8 Prosedur penyimpanan rekod

Syarikat juga mesti menyimpan semua rekod selama sekurang-kurangnya 5 tahun dari tarikh transaksi selesai. Rekod ini hendaklah merangkumi rekod yang mengesahkan identiti pihak lawan transaksi serta rekod transaksi yang dijalankan dengan atau bagi pihak pelanggan tersebut.

2.2.9 Pemantauan dan Semakan Berkala

Syarikat akan membuat pertimbangan yang wajar tentang langkah usaha wajar tambahan yang mungkin perlu diambil terhadap pelanggan sedia ada, jika ada, dan turut melaksanakan sistem semakan berkala terhadap aktiviti akaun pelanggan seperti berikut:

• Pelanggan berisiko rendah – setiap 22 bulan,
• Pelanggan berisiko sederhana – setiap 18 bulan
• Berisiko tinggi – setiap 12 bulan.

Kakitangan yang mengendalikan transaksi yang mungkin melibatkan pengubahan wang haram, atau bertanggungjawab dari segi pengurusan terhadap pengendaliannya, akan dimaklumkan tentang:

• tanggungjawab mereka di bawah aturan Syarikat bagi mencegah pengubahan wang haram, termasuk mendapatkan bukti identiti yang mencukupi, mengenal pasti dan melaporkan pengetahuan atau syak wasangka tentang pengubahan wang haram, serta menggunakan dapatan tentang kelemahan material;
• identiti dan tanggungjawab MLRO;
• undang-undang dan peraturan berkaitan pengubahan wang haram; dan
• potensi kesan terhadap Syarikat, pekerja dan pelanggannya sekiranya berlaku pelanggaran mana-mana peruntukan berkaitan pengubahan wang haram.

Semua kakitangan akan diberikan akses kepada undang-undang dan mana-mana Garis Panduan yang berkaitan, serta akan menerima latihan berkala selain maklumat yang diberikan dalam dokumen ini. Latihan ini dijangka merangkumi seminar yang dianjurkan oleh Pegawai Pematuhan. Pekerja hendaklah memastikan bahawa mereka sentiasa mengemas kini pengetahuan tentang prosedur ini, memandangkan seriusnya akibat daripada pelanggaran Akta dan Peraturan.

Rekod latihan pencegahan pengubahan wang haram yang diberikan hendaklah disimpan dan merangkumi tarikh, jenis latihan serta nama penerima latihan tersebut.

Semua kakitangan mempunyai kewajipan di sisi undang-undang dan peraturan untuk melaporkan maklumat yang diketahui oleh mereka dan yang menimbulkan pengetahuan atau syak wasangka, atau alasan munasabah untuk mengetahui atau mengesyaki, berlakunya pengubahan wang haram. Oleh itu, jika seseorang kakitangan tidak benar-benar mengetahui atau mengesyaki perkara tersebut, tetapi secara munasabah sepatutnya mengetahui atau mengesyakinya, dan tidak membuat laporan, kakitangan itu melakukan suatu kesalahan. Sehubungan itu, pemantauan berterusan terhadap transaksi yang mencurigakan mesti dijalankan. Mengenali pelanggan merupakan barisan pertahanan terpenting Syarikat dalam mencegah atau mengesan aktiviti pengubahan wang haram. Syarikat hendaklah mengesahkan identiti pihak lawan niaga yang baharu dan memastikan mereka menjalankan aktiviti perniagaan yang sah serta mengamalkan standard integriti dan amalan perniagaan yang tinggi, selaras dengan standard Syarikat.

Pengetahuan berhubung pengubahan wang haram sebelum ini telah ditakrifkan secara luas dan merangkumi: sengaja mengabaikan perkara yang jelas; sengaja dan secara melulu tidak membuat pertanyaan yang akan dibuat oleh orang yang munasabah dan jujur; serta mengetahui keadaan yang akan menunjukkan fakta kepada orang yang jujur dan munasabah sedemikian atau mendorong mereka untuk membuat pertanyaan.

Syak dinilai berdasarkan penilaian subjektif, tetapi melangkaui sekadar spekulasi. Alasan munasabah untuk mengesyaki memperkenalkan ujian objektif, bukannya penilaian syak secara subjektif. Oleh itu, perkara ini mungkin merangkumi sikap sengaja tidak mahu mengetahui (iaitu berpaling daripada perkara yang jelas), kecuaian (secara melulu tidak membuat pertanyaan yang mencukupi) dan kegagalan menilai dengan sewajarnya fakta serta maklumat yang dikemukakan atau tersedia. Perlu diambil maklum bahawa syak bergantung pada sifat hubungan dan urus niaga serta keadaan khusus setiap kes.

Oleh itu, Syarikat akan memastikan bahawa kakitangan mengambil semua langkah yang munasabah mengikut keadaan tertentu untuk mengenali pelanggan serta memahami rasional bagi urus niaga atau arahan tersebut. Syarikat hendaklah menyimpan rekod laporan yang dibuat oleh kakitangannya dan laporan yang dibuat kepada Pihak Berkuasa Penyeliaan.

Transaksi yang mencurigakan selalunya tidak selaras dengan urusan perniagaan sah pelanggan yang diketahui. Untuk memudahkan penilaian transaksi yang mencurigakan, pemahaman tentang perniagaan pelanggan dan penyimpanan rekod yang mencukupi akan diberi penekanan. Perniagaan pelanggan serta keperluannya dan penyimpanan rekod yang mencukupi untuk memudahkan penilaian. Semua kakitangan bertanggungjawab untuk melaporkan sebarang pengetahuan atau syak wasangka tentang pengubahan wang haram.

Soalan berikut mungkin membantu menentukan sama ada sesuatu urus niaga mencurigakan:

• Adakah transaksi ini tidak selaras dengan aktiviti pelanggan yang diketahui?
• Adakah saiz transaksi ini selaras dengan kebiasaan?
• Adakah terdapat sebarang transaksi lain yang berkaitan dengan transaksi berkenaan, yang diketahui oleh Syarikat dan mungkin dirancang untuk menyamarkan wang serta mengalihkannya kepada bentuk lain, destinasi lain atau benefisiari lain?
• Adakah transaksi itu munasabah bagi pelanggan?
• Adakah corak transaksi pelanggan telah berubah?
• Adakah pelanggan mempunyai sebab untuk menjalankan perniagaan di negara berkenaan?
• Adakah kaedah pembayaran yang dicadangkan oleh pelanggan luar biasa?

Sebarang syak wasangka terhadap pengubahan wang haram, walau sekecil mana pun, hendaklah dibincangkan dengan segera bersama MLRO. Borang dalaman untuk melaporkan syak wasangka atau pengetahuan tentang pengubahan wang haram disertakan dalam manual ini.

Langkah-langkah juga perlu diambil untuk memantau akaun yang dipegang bagi pihak pelanggan yang memegang jawatan amanah awam seperti pegawai kerajaan dan ahli politik, serta mana-mana akaun berkaitan yang diketahui.

Melaporkan syak wasangka merupakan pembelaan terhadap tuntutan atas pelanggaran kerahsiaan. Walau bagaimanapun, sebarang kenyataan kepada pihak media atau hebahan awam lain hendaklah disalurkan melalui MLRO atau timbalannya. Laporan yang dibuat dengan niat baik mengecualikan individu yang terlibat daripada liabiliti jenayah, sivil atau pentadbiran. Kerahsiaan sepanjang siasatan dijalankan amat penting. Kakitangan juga diingatkan bahawa perbuatan “membocorkan maklumat” merupakan satu kesalahan.

Pekerja mesti melaporkan kepada MLRO sebarang syak wasangka berkaitan pengubahan wang haram.

Syak wasangka tersebut hendaklah didokumenkan sepenuhnya, termasuk nama dan lokasi pekerja yang membuat laporan, butiran lengkap pelanggan serta maklumat yang menimbulkan syak wasangka tersebut.

Semua pertanyaan dalaman yang dibuat berkaitan dengan laporan itu, serta alasan bagi keputusan sama ada laporan itu dikemukakan atau tidak, hendaklah turut didokumenkan.

MLRO hendaklah mengingatkan pekerja yang membuat laporan supaya tidak memberi amaran kepada individu yang menjadi subjek syak wasangka yang dilaporkan, dan bahawa maklumat berkaitan laporan itu tidak boleh didedahkan kepada mana-mana pihak ketiga.

Kewajipan untuk membuat laporan turut merangkumi keadaan apabila urusan atau transaksi tidak diteruskan kerana keadaan yang berkaitan dengan permohonan atau cadangan tersebut menimbulkan syak wasangka pengubahan wang haram.

Kami akan mendokumenkan proses pengesahan kami, termasuk semua maklumat pengenalan yang diberikan oleh pelanggan, kaedah yang digunakan dan hasil pengesahan, serta penyelesaian bagi sebarang percanggahan dalam maklumat pengenalan tersebut. Kami akan menyimpan rekod yang mengandungi perihalan setiap dokumen yang kami gunakan untuk mengesahkan identiti pelanggan, dengan mencatat jenis dokumen, sebarang nombor pengenalan yang terkandung dalam dokumen, tempat dokumen dikeluarkan, tarikh dokumen dikeluarkan dan tarikh tamat tempohnya. Bagi pengesahan tanpa dokumen, kami akan menyimpan dokumen yang menerangkan kaedah dan hasil daripada sebarang langkah yang kami ambil untuk mengesahkan identiti pelanggan. Kami akan menyimpan rekod semua maklumat pengenalan selama lima tahun selepas akaun ditutup. Kami akan menyimpan rekod pengesahan identiti pelanggan selama lima tahun selepas rekod itu dibuat.

Syarikat hendaklah mengesahkan bahawa setiap Pelanggan telah menyerahkan Soal Selidik Kenali Pelanggan Anda yang ditandatangani dengan sewajarnya (selepas ini dirujuk sebagai “KYC”).

Syarikat hendaklah memberikan bantuan yang sewajarnya kepada Pelanggan untuk melengkapkan KYC dengan tepat. Syarikat mesti memaklumkan semua Pelanggan tentang pentingnya melengkapkan KYC dengan tepat agar Syarikat dapat memberikan perkhidmatan yang tepat, melindungi dan memajukan kepentingan Pelanggan.

Mengenal pasti pengalaman Pelanggan dalam pelaburan termasuk mendapatkan maklumat tentang urus niaga dalam instrumen kewangan yang pernah dilakukan oleh Pelanggan, jenis dan kuantiti instrumen yang terlibat, serta kekerapan urus niaga tersebut.

Berhubung dengan sasaran pelaburan Pelanggan, Syarikat mesti mendapatkan maklumat terutamanya tentang tempoh pelaburan yang dirancang (jangka pendek, sederhana atau panjang) serta tahap toleransi risiko Pelanggan (rendah, sederhana atau tinggi).

Selain itu, penilaian pegangan kewangan Pelanggan hendaklah mengambil kira gambaran yang lebih menyeluruh tentang portfolio aset Pelanggan, termasuk pendapatan Pelanggan serta aset utama Pelanggan (hartanah, aset kewangan, barang berharga dan aset penting lain), perbelanjaan bulanan dan obligasi hutang Pelanggan.

Syarikat hendaklah memaklumkan kepada Pelanggan tentang keperluan untuk memberitahu Syarikat sekiranya terdapat sebarang perubahan pada masa hadapan terhadap butiran dan keadaan kewangan Pelanggan.

Semua kakitangan wajib melaporkan sebarang pengetahuan atau syak wasangka tentang pengubahan wang haram mengikut prosedur ini. Seseorang pekerja melakukan kesalahan jika terdapat alasan munasabah untuk mengesyaki atau mengetahui bahawa pengubahan wang haram sedang berlaku, tetapi pekerja itu gagal membuat laporan. Oleh itu, jika anda mempunyai sebarang syak wasangka, walaupun sekecil mana pun:

(a) Maklumkan MLRO secara lisan dengan segera dan lengkapkan borang laporan ini. Anda kini terlepas daripada sebarang liabiliti jenayah peribadi. Walau bagaimanapun, anda mesti mematuhi arahan Pegawai Pematuhan dan pihak pengurusan berhubung dengan pelanggan dan transaksi sehingga perkara ini diselesaikan;

(b) Anda tidak boleh terus mengurus portfolio pelanggan sehingga mendapat kelulusan daripada Pegawai Pematuhan;

(c) Pegawai Pematuhan mesti segera meneliti situasi tersebut bersama pihak pengurusan kanan;

(d) Semakan akan mengesahkan atau menolak syak wasangka tersebut. Jika syak wasangka itu disahkan, Syarikat akan membuat laporan sulit kepada pihak berkuasa, yang akan mengarahkan Syarikat tentang tindakan selanjutnya;

(e) Anda tidak boleh memaklumkan kepada pelanggan atau mana-mana orang lain bahawa anda atau Syarikat telah membuat laporan;

(f) Jika ragu-ragu, dapatkan panduan daripada Pegawai Pematuhan.

SILA LENGKAPKAN MAKLUMAT BERIKUT

1. Nama pelanggan:
2. Negara pemerbadanan/asal:
3. Jenis pelanggan (sila gariskan jenis yang berkenaan):
4. Kerjasama Korporat
5. Nama kenalan:

• Kedudukan:
• Butiran hubungan:
• Telefon:
• Faks:

6. Adakah pelanggan ini pelanggan sedia ada

• Ya
• Tidak — sila berikan semua maklumat pengenalan yang tersedia

8. Kecurigaan yang timbul atau pengetahuan yang diperoleh semasa prosedur pengenalpastian:

(a) Bagaimanakah pelanggan diperkenalkan kepada kami?

(b) Adakah pengesahan identiti telah selesai?

(c) Adakah proses mendapatkan pengesahan identiti pelanggan menghadapi kesukaran luar biasa?

Jika ya, sila nyatakan:

9. Sila nyatakan secara terperinci di ruangan di bawah sebarang pengetahuan atau syak wasangka tentang pengubahan wang haram, sebab anda berasa curiga dan apa-apa maklumat lain yang berkaitan. Sila berikan maklumat sebanyak mungkin. Perkara berikut mungkin dapat membantu:

(a) Adakah peranan mana-mana pihak fidusiari yang terlibat dalam pengurusan portfolio itu lazim?

(b) Adakah pembayaran ke dalam akaun dibuat melalui cek pihak ketiga yang tiada kaitan yang jelas dengan bakal pelabur?

(c) Adakah pembayaran melalui cek ke dalam akaun dibuat apabila terdapat perbezaan antara pemegang akaun, penandatangan dan bakal pelabur?

(d) Keadaan mencurigakan yang lain:

10. MLRO: sila tambahkan sebarang maklumat lanjut yang berkaitan untuk menyokong atau menafikan syak wasangka tersebut.