গোপনীয়তা নীতি

1.1. ডেটা প্রসেসিং বলতে ডেটা সংগ্রহ, রেকর্ড করা, সাজানো, সংরক্ষণ, পরিবর্তন, প্রকাশ, পরামর্শ গ্রহণ, আহরণ, ব্যবহার, প্রেরণ, একাধিক কাজে ব্যবহার, তৃতীয় পক্ষের কাছে স্থানান্তর বা প্রবেশাধিকার দেওয়া, আন্তঃসংযোগ, বন্ধ করা, মুছে ফেলা বা ধ্বংস করা—অথবা এগুলোর একাধিক কার্যক্রমকে বোঝায়। কার্যক্রমগুলো যে পদ্ধতিতে বা যে উপায়ে করা হোক না কেন, এই সংজ্ঞা প্রযোজ্য।

1.2. ফরেক্স ব্রোকারেজ প্রতিষ্ঠানটি ডেটা প্রক্রিয়াকরণে ব্যবহৃত উপায়গুলোর তালিকা ও নথিপত্র তৈরি করবে এবং ডেটা প্রক্রিয়াকরণের রেকর্ড সংরক্ষণ করবে। ব্যবহৃত উপায়গুলোর তালিকায় সরঞ্জামের নাম, ধরন ও সংখ্যা এবং সরঞ্জাম প্রস্তুতকারকের নাম থাকতে হবে; ব্যবহৃত সফটওয়্যারের লাইসেন্সের নাম ও নম্বর এবং সফটওয়্যার প্রস্তুতকারকের নাম থাকতে হবে; পাশাপাশি ব্যবহৃত সফটওয়্যারের নথিপত্র কোথায় রাখা আছে, সেটিও উল্লেখ করতে হবে।

1.3. ডেটা প্রক্রিয়াকরণের কাজে নিয়োজিত ব্যক্তিরা নির্ধারিত শর্ত, প্রাপ্ত নির্দেশনা ও আদেশ অনুযায়ী কেবল অনুমোদিত উদ্দেশ্যেই ডেটা প্রক্রিয়া করবেন। দায়িত্ব পালনের সময় তাঁদের কাছে এসেছে এবং জনসাধারণের ব্যবহারের জন্য নয়—এমন ডেটার গোপনীয়তাও তাঁরা বজায় রাখবেন। FX Firm-এর সঙ্গে চাকরি বা পরিষেবার সম্পর্ক শেষ হওয়ার পরও এই গোপনীয়তার শর্ত বহাল থাকবে।

1.4. তথ্যের অননুমোদিত প্রসেসিং (যার মধ্যে রেকর্ড করা, পরিবর্তন, মুছে ফেলা, পড়া, কপি করা, (প্রেরণ), রেকর্ড অননুমোদিতভাবে স্থানান্তর করা এবং তথ্যের অন্য যেকোনো অননুমোদিত ব্যবহার অন্তর্ভুক্ত, যা দাপ্তরিক দায়িত্বের আওতায় নির্ধারিত নয়) নিষিদ্ধ।

1.5. প্রয়োজন হলে ডেটা এনক্রিপশনসহ পর্যাপ্ত নিরাপত্তাব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে, যখন ডেটা যোগাযোগ সরঞ্জামের মাধ্যমে ডেটা পাঠানো হয় বা নথি পরিবহন করা হয়।

1.6. ডেটাবেসের প্রত্যেক ব্যবহারকারীকে ব্যক্তিগত অথেনটিকেশন পদ্ধতি দিতে হবে, যাতে তিনি ডেটাবেস ব্যবহার করতে পারেন। ইলেকট্রনিক ডেটাবেসে প্রবেশের পাসওয়ার্ড অন্তত প্রতি তিন মাসে একবার পরিবর্তন করতে হবে। স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাসওয়ার্ড দেওয়ার কোনো পদ্ধতি ব্যবহার করা নিষিদ্ধ। ডেটা প্রসেসিং সিস্টেমের কোনো ব্যবহারকারী অনুমোদিত ডেটা প্রসেসিং এবং তাঁর নির্দিষ্ট দায়িত্ব পালনের জন্য প্রয়োজন নেই—এমন ডেটায় প্রবেশাধিকার পাবেন না।

1.7. প্রতিটি ডেটা প্রক্রিয়াকরণ কার্যক্রমের রেকর্ড বা ট্রেস সংরক্ষিত হচ্ছে তা নিশ্চিত করতে FX ব্রোকারেজ প্রতিষ্ঠানকে পর্যাপ্ত ও যথাযথ ব্যবস্থা নিতে হবে। এর মাধ্যমে পরে কার্যক্রমটি কে সম্পাদন করেছেন, কার্যক্রমটির ধরন ও সময় এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য শনাক্ত করা সম্ভব হবে। এর মধ্যে রয়েছে কখন, কার দ্বারা এবং কোন ডেটা রেকর্ড, পরিবর্তন বা মুছে ফেলা হয়েছে; ডেটা প্রক্রিয়াকরণ সিস্টেমে কখন, কার দ্বারা এবং কোন ডেটা অ্যাক্সেস করা হয়েছে; এবং ডেটা স্থানান্তরের তথ্য। ডেটা বা নথিতে কোনো পরিবর্তন করা হলে, পরিবর্তনের আগের বিষয়বস্তু পুনরুদ্ধারের ব্যবস্থা থাকতে হবে।

1.8. FX ব্রোকারেজ ফার্মের ম্যানেজার বা কর্মী যথার্থভাবেই ধরে নেবেন যে জমা দেওয়া তথ্য সঠিক। ইনভেস্টমেন্ট ফার্মের ম্যানেজার বা কর্মী সময়ে সময়ে ডেটাবেসে থাকা তথ্যের সঠিকতা যাচাই করবেন। এ জন্য যিনি তথ্য জমা দিয়েছেন, তাঁকে তা পরীক্ষা করতে এবং প্রয়োজন হলে সংশোধন করতে বা তথ্যের সঠিকতা নিশ্চিত করতে বলবেন।

1.9. ইনভেস্টমেন্ট ফার্মের ম্যানেজার বা কোনো কর্মীর জানা কোনো অসম্পূর্ণ বা ভুল ডেটা বন্ধ করা হবে এবং সংশ্লিষ্ট ডেটা সম্পূরক ও সংশোধন করার জন্য প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা দ্রুত নেওয়া হবে। কোনো ডেটা সাবজেক্ট অনুরোধ করলে, তিনি ম্যানেজার বা ইনভেস্টমেন্ট ফার্মের কোনো কর্মীকে ডেটা সাবজেক্টের তথ্যের ভুল সম্পর্কে জানালে এবং সঠিক তথ্য জমা দিলে, ম্যানেজার বা কর্মী ডেটাবেসে থাকা ডেটা সাবজেক্টের ভুল তথ্য সংশোধন করবেন। ভুল তথ্য সঠিক তথ্যের সঙ্গে সংরক্ষণ করা হবে এবং ভুল তথ্য কোন সময়কালে ব্যবহার করা হয়েছিল, তা উল্লেখ করে একটি নোট রাখা হবে।

1.10. ডেটার যথার্থতা নিয়ে বিরোধ দেখা দিলে, যথার্থতা নিশ্চিত করা বা সঠিক ডেটা নির্ধারণ না হওয়া পর্যন্ত সংশ্লিষ্ট ডেটা অবরুদ্ধ রাখা হবে। ডেটা সরবরাহকারী বা গ্রহণকারী তৃতীয় পক্ষকে ডেটায় করা সংশোধন সম্পর্কে দ্রুত জানানো হবে, যদি তা প্রযুক্তিগতভাবে সম্ভব হয় এবং এতে অসামঞ্জস্যপূর্ণ ব্যয় না হয়।

1.11. তথ্য প্রক্রিয়াকরণ ব্যবস্থার স্বয়ংক্রিয় সিদ্ধান্ত, তথ্য-সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির অংশগ্রহণ ছাড়া, কেবল আইন দ্বারা নির্ধারিত শর্ত ও পদ্ধতি অনুসারেই অনুমোদিত হবে।

2.1. ডেটা সাবজেক্টের ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়াকরণের সম্মতি যেকোনো সময় প্রত্যাহার করার অধিকার রয়েছে। সেক্ষেত্রে, বিনিয়োগ প্রতিষ্ঠানকে সেই অনুযায়ী ডেটা প্রক্রিয়াকরণ বন্ধ করতে হবে।

2.2. আইন দ্বারা এই অধিকার সীমিত না হলে, প্রত্যেক ব্যক্তির ডেটাবেসে সংরক্ষিত নিজের সম্পর্কিত ডেটা দেখার অধিকার রয়েছে। ডেটা দেখার অনুমতি দেওয়া বা না দেওয়া এবং ডেটার কপি দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেবেন FX Firm-এর নির্বাহী ব্যবস্থাপক।

2.3. ডেটা সাবজেক্টের অনুরোধে, FX Firm ডেটা সাবজেক্টকে ডেটাবেসে তার সম্পর্কে থাকা তথ্য এবং সেই তথ্যের উৎস, ডেটা প্রক্রিয়াকরণের উদ্দেশ্য, তথ্য স্থানান্তরের অনুমোদন পেয়েছে এমন যেকোনো তৃতীয় পক্ষ বা তৃতীয় পক্ষের শ্রেণি, এবং ডেটাবেসের মালিক (প্রসেসর) যে বিষয়ে ডেটা সাবজেক্টকে জানাতে বাধ্য—এমন অন্যান্য তথ্য জানাবে। তবে, তথ্য পাওয়ার ডেটা সাবজেক্টের অধিকার আইন দ্বারা সীমিত হলে এই বাধ্যবাধকতা প্রযোজ্য হবে না। সম্ভব হলে, সংশ্লিষ্ট অনুরোধ পাওয়ার পাঁচ কর্মদিবসের মধ্যে ডেটা সাবজেক্টের অনুরোধ করা পদ্ধতিতে তথ্য সরবরাহ করা হবে।

2.4. আইন অনুযায়ী নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে, আইনগত অধিকারবলে ডেটা চাওয়া ও গ্রহণ করতে পারে এমন তৃতীয় পক্ষের কাছে ডেটা প্রকাশ করা হবে। অন্য সব ক্ষেত্রে, ডেটা-সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি সম্মতি দিলেই কেবল তৃতীয় পক্ষের কাছে ডেটা প্রকাশ করা হবে।

2.5. অনুমোদিত ব্যক্তিরা Investment Firm-এর প্রাঙ্গণে ডেটাবেস স্থাপন-সংক্রান্ত নথি এবং ডেটাবেসের সঙ্গে সম্পর্কিত অন্যান্য নথি পর্যালোচনা করতে পারবেন।

3.1. বিনিয়োগ সংস্থা ডেটাবেসে সর্বজনীনভাবে উপলভ্য যেকোনো ডেটা বা ডেটা-সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের স্বেচ্ছায় দেওয়া যেকোনো ডেটা সংগ্রহ করতে পারে। ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে শুধু সেই ডেটাই চাওয়া যেতে পারে, যা তাদের পরিষেবা দেওয়া এবং/অথবা তাদের অনুরোধ করা কাজ সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয়।

3.2. FX ব্রোকারেজ ফার্ম নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য (সেবা প্রদান) অর্জনের জন্য যতটুকু প্রয়োজন, কেবল ততটুকুই ক্লায়েন্টদের তথ্য সংগ্রহ ও প্রক্রিয়াকরণ করবে এবং তা নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য অনুযায়ী ব্যবহার করবে। অপ্রয়োজনীয় তথ্য অবিলম্বে মুছে ফেলা বা ধ্বংস করতে হবে। আগে সম্মতি দেওয়া হয়নি—এমন অন্য কোনোভাবে তথ্য ব্যবহার করা যাবে কেবল সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির সম্মতি থাকলে অথবা আইনে নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে।

3.3. ফরেক্স প্রতিষ্ঠানের পরিচালক ও কর্মীরা পরিষেবা দেওয়ার সঙ্গে সম্পর্কিত তথ্য ও নথি নথিভুক্ত ও সংরক্ষণ করবেন, যার মধ্যে রয়েছে:

a) এমন নথি, যেখানে FX ব্রোকারেজ প্রতিষ্ঠান ও ক্লায়েন্টদের অধিকার ও দায়বদ্ধতা, অথবা FX ব্রোকারেজ প্রতিষ্ঠান ক্লায়েন্টদের যে শর্তে পরিষেবা দেবে, তা নির্দিষ্ট করা আছে;

b) প্রদত্ত পরিষেবা ও লেনদেনের বিবরণ এবং ক্লায়েন্ট ও FX Firm-এর মধ্যে হওয়া যেকোনো যোগাযোগ, যাতে পরিষেবা প্রদানের ক্ষেত্রে FX Firm-এর কার্যক্রমের একটি সামগ্রিক চিত্র পাওয়া যায়।

3.4. ফরেক্স ব্রোকারেজ ফার্মের পরিচালক ও কর্মীদের ফার্মের ব্যবসা ও ব্যবস্থাপনা-সংক্রান্ত সিদ্ধান্তের তথ্য নথিভুক্ত ও সংরক্ষণ করতে হবে। ফার্মের অভ্যন্তরীণ কার্যপ্রণালীর নিয়মও সংরক্ষণ করতে হবে।

3.5. FX ব্রোকারেজ প্রতিষ্ঠানের পরিচালনা পর্ষদ কর্তৃক নিযুক্ত একজন ব্যক্তি নথিগুলোর রেকর্ড রাখবেন এবং আইন ও অভ্যন্তরীণ পদ্ধতিগত বিধিতে (সংরক্ষণের সময়সীমাসহ) নির্ধারিত শর্ত ও পদ্ধতি অনুসারে সেগুলো সংরক্ষণ ও আর্কাইভ করার ব্যবস্থা করবেন।

3.6. FX ব্রোকারেজ ফার্ম কমপক্ষে পাঁচ বছর তথ্য সংরক্ষণ করবে। তবে আইন, Financial Services Authority-এর বিধান, FX ফার্মের অভ্যন্তরীণ নিয়মাবলি অথবা ফার্মের পরিচালনা পর্ষদের সিদ্ধান্তে তথ্য বা নথি সংরক্ষণের জন্য অন্য মেয়াদ নির্ধারিত থাকলে তা প্রযোজ্য হবে।

3.7. ক্লায়েন্টের সঙ্গে করা চুক্তি এবং/অথবা ক্লায়েন্টকে ফরেক্স ব্রোকারেজ ফার্মের পরিষেবা দেওয়ার শর্তাবলি অন্তত তত দিন সংরক্ষণ করতে হবে, যত দিন ক্লায়েন্টকে ট্রেডিং পরিষেবা বা ট্রেডিং-সংশ্লিষ্ট সহায়ক পরিষেবা দেওয়ার সঙ্গে সম্পর্কিত চুক্তিগত বা অন্য কোনো আইনি সম্পর্ক বজায় থাকে। তবে আইন অনুযায়ী আরও দীর্ঘ সময় সংরক্ষণ করতে হলে তা প্রযোজ্য হবে।